Pourquoi parle-t-on autant de Notion? Qu’est-ce que fait cet outil qui le différencie des autres?
C’est ce que je vais vous expliquer dans cet article et en particulier en quoi Notion est devenu un outil indispensable pour organiser votre petite entreprise créative (mais aussi votre vie perso 😉 ).
1. Un outil extrêmement intuitif
Pas besoin d’une formation sur plusieurs jours, ni de regarder 25 vidéos sur YouTube pour pouvoir prendre en main Notion.
Il y a au final très peu de fonctions. Les développeurs de Notion sont restés sur un espace minimaliste et on les en remercie! L’essentiel de Notion étant l’information que vous allez renseigner.
Notion met seulement à votre disposition un outil très flexible et modulable pour la ranger et la présenter comme vous le souhaitez.
Alors ça ressemble à quoi l’interface de Notion?
Notion est en effet un outil “no code” (accessible à tous sans avoir de notion de programmation) qui vous permettra d’organiser vos idées sous forme:
- d’espaces de travail
- de pages
- de sous-pages
- de blocs
Chaque bloc dans Notion est un conteneur d’information.
Cette information peut être du texte, une image, du code, une vidéo, etc.
Notion est organisé en 3 éléments principaux:
- Une colonne de navigation à gauche de l’écran avec vos espaces de travail, pages, sous-pages,
- Une barre de navigation de page en haut de l’écran avec le chemin d’accès de votre page dans Notion et quelques fonctions liées à son partage et son export,
- L’affichage de la page en elle-même où vous pourrez créer votre information.
2. Un outil multi-fonctions
Notion est un outil qui vous permettra d’assurer plusieurs fonctions qui sont essentielles pour la gestion d’une petite entreprise:
- la prise de note
- la gestion de projet
- la planification
- la création de répertoires
- la gestion d’inventaire
- la création de bases de données (tables)
Avec Notion vous pourrez donc consolidez votre suite d’outils et faire des économies. C’est un véritable couteau suisse que vous aurez à disposition.
Pour moi par exemple, Notion remplace:
- Notes et Evernote,
- ainsi que plusieurs feuilles Excel et Google sheet,
- mais aussi Wordpress grâce à l’utilisation de l’outil Super qui me permet de publier directement mes articles de blog créés sur Notion (lien affilié),
- ou encore Trello / Planner avec la vue Kanban des bases de données
3. L’intégration de bases de données
L’autre atout majeur de Notion est l’intégration de bases de données modulaires extrêmement efficaces. Oui je sais, parler de bases de données, ça peut faire peur. Mais restez avec moi, je vous assure qu’avec Notion, tout va bien se passer!
Sur Notion, les bases de données sont simplement des ensembles de pages organisés. Ce sont donc des sortes de classeurs que vous pouvez structurer de manière unique à l’aide d’attributs ou propriétés.
Par ailleurs, les bases de données sont également des pages. C’est ce qui rend Notion si puissant. Une base de donnée peut ainsi être dépacée et imbriquée avec tous les autres types de contenus de Notion.
Si je vous ai perdu, voici un petit schéma pour résumer tout ça:
Visualisez, filtrez et triez selon votre besoin
Selon les filtres utilisés, vous pouvez visualiser les tâches prioritaires, celles qui sont attribuées à une personne en particulier.
Les vues de base de données
Celles-ci permettent d’afficher le contenu d’une même base de plusieurs façons sur des pages différentes.
Il existe différents types de vue:
- Table (tableur classique)
- Galerie : la base est rangée par image
- Calendrier : la base est rangée selon une date choisie
- Kanban : la base est triée en colonne selon une propriété (souvent la priorité mais on peut choisir celle qui nous convient)
- Liste
- Chronologie : pour visualiser l’enchainement de tâches
Chaque type de vue peut être adapté selon les données que vous souhaitez suivre ou mettre en valeur.
Vous pouvez en effet avoir besoin d’une même information dans plusieurs projets ou contextes. Celle-ci sera mise à jour dans la base et sera donc synchronisée dans toutes les vues sans avoir besoin de la modifier plusieurs fois. Les bases de données permettent donc d’assurer l’unicité de l’information dans votre environnment de travail. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps et de productivité.
4. Un espace de travail centralisé
Toutes vos informations sont au même endroit. Plus besoins d’aller rechercher dans vos e-mails, sur votre Google Drive et au fin fond de votre disque dur.
L’info est là sur votre tableau de bord, à portée de clic.
Toute la puissance de Notion est là, il vous fait gagner énormément de temps parce que vous ne le perdez plus à chercher partout la bonne info.
Il vous faudra cependant régulièrement “faire le ménage” de votre Notion pour que son utilisation reste fluide. On a en effet tendance à se prendre au jeu et créer une foule de pages qui peuvent perdre de l’intérêt au fil du temps ou avoir été remplacée par une page plus efficace.
5. Un outil très flexible et personnalisable
Notion est extrêmement modulable. Vous pouvez choisir exactement la façon dont vous voulez visualiser vos données.
Que ce soit les bases de données ou les tableaux de bord que vous créez, vous pouvez les configurer pour qu’ils soient les plus efficaces possible pour vous et votre manière de travailler.
Tous les blocs de Notion peuvent en effet être organisés sur une page de manière très simple et intuitive en “drag and drop” pour créer une, deux et jusqu’à six colonnes sur la largeur d’une page.
Par ailleurs, tout le design de votre page est adaptatif pour s’afficher parfaitement sur un mobile.
Enfin, vous pourrez créer des espaces de travail beaux et agréables à regarder au quotidien!
6. Un outil gratuit
Un point à noter qui peut avoir son importance, Notion est aujourd’hui un outil gratuit pour la plupart des usages dont vous pourrez avoir besoin à l’échelle d’une petite entreprise:
- Comptabilité
- Planification de contenu
- Gestion des clients
- Inventaire
- Gestion de commandes
- Gestion des fournitures
- Collaboration - notes de réunion
- Calendrier des événements
La raison pour laquelle je suis passé à un plan payant est que je souhaitais pouvoir avoir un historique plus poussé (30 jours) et stocker une quantité importante d’images par page (chargement de fichier illimité) mais vous pouvez très bien utiliser le plan gratuit pour vos usages listés ci-dessus.
Vous trouverez ci-dessous pour information le détail de prix des plans de Notion que vous retrouverez ici:
7. La possibilité de créer des trames
Notion vous permet d’enregistrer des pages spécifiques que vous souhaitez réutiliser sous forme de trame.
Ces trames peuvent être très utiles pour compléter une base de données par exemple en reprenant les mêmes champs à remplir pour chaque page.
Les trames sont également utiles si vous avez des documents récurrents à produire dont les parties et le style sont toujours les mêmes.
Elles vous permettront de gagner beaucoup de temps en évitant de repartir de la feuille blanche mais aussi en structurant votre manière de travailler.
Une fonction très utilisée dans Notion est la fonction dupliquer qui vous permet (comme dans Canva) de créer une copie de la page actuelle et de ne plus modifier la page d’origine.
Pour créer une trame, il vous suffira du dupliquer une page et de la renommer pour en faire une trame.
C’est d’ailleurs ainsi que vous devrez procéder pour utiliser un template Notion acheté ou gratuit trouvé sur le web.
8. Des ressources gratuites à disposition
Templates
Notion dispose d’une immense base de ressources gratuites qui sont mises à disposition via le site de collections de template que vous trouverez ci-dessous.
De nombreux designers de templates Notion proposent des templates gratuits également. Vous pouvez en trouver sur Pinterest.
Widgets
Des widgets spécifiques à Notion sont développés et certains mis à disposition gratuitement sur des sites comme:
Icones
Vous pouvez également personnaliser vos pages grâce à des icones qui sortent de l’ordinaire.
9. Une large communauté d’utilisateurs
Notion est utilisé par des millions d’utilisateurs chaque jour dans le monde. Des start ups aux grandes entreprises, cet outil est devenu une référence. Et qui dit de nombreux utilisateurs dit aussi des développements prometteurs à venir car les bonnes idées ne manquent pas. De nombreux outils complémentaires à Notion voient le jour et le rendent de plus en plus attractif.
Cette communauté est aussi une source inépuisable d’aide car quelqu’un a certainement déjà eu le même problème que vous ou la même question et il existe des forums d’échange sur Reddit et d’autres sites spécialisés qui sont très utiles pour répondre à vos interrogations.
Par ailleurs, Notion a forcément très bien documenté son aide en ligne. Vous pourrez retrouver toutes les infos ici:
Site d’aide Notion
10. Des possibilités de cas d’usages infinies
Que ce soit pour le domaine personnel ou professionnel les cas d’usage de Notion sont inombrables!
Sa flexibilité permet à Notion de répondre à des usages extrêmement variés.
Vous verrez qu’en l’utilisant, vous penserez surement à de nouvelles façons de le mettre à profit pour votre petite entreprise en fonction de votre manière de travailler.
Voici pour commencer quelques usages qui pourront vous inspirer:
Quelques exemples de cas d’usage personnel
- Liste de lecture
- Plannificateur de repas
- Semainier en famille
- Préparation de voyage
- Répertoire
- Objectifs sportifs
- Bucket List (liste d’envies)
- Suivi des habitudes
Quelques exemples de cas d’usage professionel
- Feuille de route produit
- Notes de réunion
- Calendrier éditorial
- Inventaire produit
- Création de site web
- Plannificateur de contenu
- Gestionnaire de projet
Avec tout ça, si vous n’êtes pas encore convaincu que Notion est un outil indispensable, je pense que vous courrez après une licorne 🦄, quoiqu’en y réfléchissant, je me demande parfois si Notion n’en est pas une!
